Een man een man, een woord een woord: het is een mooi uitgangspunt in de (zaken)wereld. Maar helaas houdt niet iedereen zich eraan en komt het wel eens voor dat iemand spontaan is ‘vergeten’ wat er precies is gezegd of afgesproken. Dan kan het handig zijn om stiekem met de smartphone een gesprek op te nemen, om dat later als bewijs te gebruiken. Maar mag dat eigenlijk wel?

Om daar maar gelijk een antwoord op te geven:  ja dat mag, en een gesprek kun je zelfs aan de rechter voorleggen. Maar er zijn wel voorwaarden aan verbonden.

Actief deelnemen
Zo mogen alleen gesprekken worden opgenomen  door degene die zelf actief aan het gesprek deelneemt. Een werkgever mag dus niet stiekem een microfoon op een werkplek plaatsen om dan later af te luisteren wat zijn medewerkers onderling allemaal bekokstoven. Vooraf meedelen dat het gesprek wordt opgenomen mag natuurlijk wel,  maar is niet verplicht. Men hoeft de baas dus ook geen toestemming te vragen voor bij voorbeeld het opnemen van een beoordelingsgesprek.

Hou het zakelijk
Niet alles mag worden opgenomen. Wanneer het gaat om gevoelige privégegevens, dan is de kans groot dat met het opnemen hiervan in strijd wordt gehandeld met het recht op privacy. Opnames in de privésfeer zijn dus niet de bedoeling. Bij een normaal gesprek over het werk of een zakelijke transactie zal hier niet zo snel sprake van zijn. Denk er dus goed aan wat de aard van het gesprek is voordat je de opnamekop indrukt en houd het zelf zakelijk.

Wat mag je ermee doen?
Ook al is het gesprek puur zakelijk, het is niet toegestaan dit maar meteen op YouTube of andere social media te gooien. De opname moet voor eigen gebruik blijven. Je mag er je gesprekspartner dus later mee confronteren, maar het niet openbaar maken en aan jan en alleman laten horen.

Het mag eventueel wel als bewijs worden gebruikt in civiele procedures. In het burgerlijk procesrecht geldt de zogenaamde vrije bewijsleer: alles mag als bewijs worden aangeleverd. Maar het is de rechter zelf die bepaalt of het ook werkelijk mag worden gebruikt. De rechter kan toch tot de conclusie komen dat er sprake is van inbreuk op de privacy en de opname buiten beschouwing laten. Dat gebeurt echter niet heel snel, tenzij er dus zoals hierboven vermeld gevoelige privézaken ter sprake komen.

Voorzorgsmaatregelen op de werkvloer
Wanneer je als werkgever niet wilt dat een gesprek wordt opgenomen, kun je het beste van te voren aan de werknemer vragen of hij/zij dit van plan is en erbij zeggen dat je daar geen toestemming voor geeft. In dat geval moet de werknemer eerlijk antwoord geven en mag hij/zij niet alsnog het gesprek opnemen. Zeg je echter niets dan geldt datgene wat eerder werd genoemd.

Wordt er ondanks een uitdrukkelijk verbod toch een opname gemaakt, dan is er sprake van slecht werknemerschap, wat natuurlijk erg nadelig voor de betrokkene  kan uitpakken. Wanneer er trouwens te vaak gesprekken worden opgenomen, kan dit voor een rechter ook reden zijn om uit te gaan van een verstoorde arbeidsverhouding, wat tot ontbinding van de overeenkomst kan leiden. En dat zal in de regel toch niet de bedoeling zijn van het opnemen van een gesprek.

Wees op je hoede
Wanneer je dus als baas een gesprek aangaat met je werknemer, of omgekeerd, of met een zakelijke relatie een lastig gesprek hebt, denk er dus aan dat dit kan worden opgenomen. Let dus extra goed op de uitspraken die je doet en doe geen beloftes die je niet kunt nakomen.

Uiteraard is het niet nodig om nu enorm wantrouwig te worden. De meeste gesprekken vinden immers nog altijd in goed vertrouwen en zonder bijbedoelingen plaats. Toch kan het handig zijn, zeker wanneer er geen of te weinig schriftelijk bewijs is om een bepaalde zaak hard te maken. Ga hier echter met verstand en beleid mee om.

Misschien onnodig om te zeggen: met wederzijds goedvinden een gesprek opnemen om dat later gewoon als geheugensteun te gebruiken mag altijd. Misschien wel handig om dit aan het begin van de opname even te noemen…

Nog vragen over opnames en wat je er mee of tegen kunt doen? Neem gerust contact op of kom vrijblijvend langs op de Voorstraat 14 in Kollum!