Zes valkuilen voor ondernemers


Zo blijf je sneller uit de problemen
De meeste mensen houden niet van conflicten. En zeker ondernemers niet. Die willen gewoon zoals dat tegenwoordig zo mooi heet ‘hun ding doen’, kortom met hun onderneming bezig zijn. Een conflict leidt af, zorgt voor brandend maagzuur en slapeloze nachten en kost vooral ook tijd en geld. Hieronder de valkuilen waar lang niet iedereen meteen aan denkt maar, als men er de nodige aandacht aan geeft de onderneming een stuk effectiever en winstgevender kunnen maken.

Valkuil 1: Te veel dingen alleen mondeling afspreken

Ik heb het al vaker gezegd: vertrouwen is de basis van zaken doen en de uitdrukking ‘een man een man, een woord een woord’ (waarbij je voor ‘man’ uiteraard ook gewoon ‘vrouw’ kunt invullen) is nog steeds van kracht.. En maar al te vaak hoor ik ook wel van ondernemers: we spreken vaak dingen gewoon mondeling af en dat gaat altijd goed. Prachtig natuurlijk. Maar toch merken collega’s van mij en ikzelf dat afspraken met personeel, klanten en samenwerkingspartners toch vaak niet voldoende zijn doordacht en met elkaar zijn besproken.

 En het komt nog wel eens voor dat naarmate de samenwerking voortduurt het blijkt dat men toch niet op één lijn zit en dat de verschillende partijen toch afwijkende gedachten hebben over wat er nu eigenlijk over een weer bedoeld is en daadwerkelijk is afgesproken.  Het is dan doodzonde als er geen goed doorgesproken en uitgewerkte afspraken op papier staan om op terug te kunnen vallen en daarmee weer vooruit te kunnen. Een goed doordacht contract met concrete en meetbare afspraken is bij elke samenwerkingsrelatie dan ook essentieel. Veel kun je zelf met je klant, mede vennoot of personeelslid samen opstellen, maar laat je contract voor alle zekerheid nog even vakkundig juridisch controleren, niet alleen om na te gaan of het contract juridisch in orde is, maar ook om langs te lopen of jullie echt aan alles hebben gedacht. Of laat het gewoon helemaal door een expert opstellen. Ieder zijn vak, toch?

En denk erom: contracten googelen en daarmee knippen en plakken is een leuk begin, maar bedenk wel dat lang niet alles wat je op het web vindt nog actueel is of hoe dan ook klopt en dat sowieso je eigen situatie altijd net even anders is dan die van een ander!

Valkuil 2: Vage en niet meetbare afspraken maken

Als je met iemand samenwerkt, op wat voor manier dan ook, dan wil je weten wat je aan die iemand hebt en wat je van hem of haar kunt en mag verwachten. Je wilt dat samenwerken met degene in wie je tijd en vaak ook geld investeert niet alleen iets oplevert, maar dat de contacten ook plezierig verlopen.  Veel samenwerkingen beginnen met de beste bedoelingen. Maar met goede bedoelingen alleen kom je in de regel niet zo ver. In de praktijk zien we dat voor een goede vorm van samenwerking concrete, meetbare doelstellingen en duidelijke afspraken over de prestaties nodig zijn.  Zonder zulke afspraken is het erg lastig om elkaar scherp te houden, te evalueren en de verwachtingen over en weer eventueel bij te sturen.

Wanneer niet goed duidelijk is wat er precies binnen welke termijn van iemand wordt verwacht kan dit op den duur zorgen voor een conflict dat niet meer met alleen praten is op te lossen. Met concrete en meetbare afspraken had je dit kunnen voorkomen en verpest je onnodig de waardevolle kans op een meer langdurige vruchtbare samenwerking. Schrijf in je contracten de doelstellingen dan ook zo concreet en meetbaar mogelijk. Ook hierbij is het ook weer zeer aan te raden om te laten controleren of dat wat je wilt ook juridisch is toegestaan en uitvoerbaar is.

Valkuil 3: Je netwerk laten versloffen

Elke relatie heeft het nodig om onderhouden te worden en aandacht te krijgen. Dat geldt niet alleen voor je levenspartner, maar zeker ook voor de mensen met wie je elke dag op het zakelijke vlak samenwerkt. Want zeker wanneer een relatie langer duurt, liggen sleur, het vanzelfsprekend vinden van bepaalde dingen of, erger nog, het verliezen van interesse in die ander op de loer. Juist dan is het opletten geblazen. 

Het leven verandert voortdurend en dat geldt net zo goed voor de levens, wensen, verlangens en bedoelingen van degenen met wie je dagelijks samen optrekt.
Als je niet meer weet wat er in de hoofden van je personeel en andere samenwerkingspartners omgaat, kunnen verborgen agenda’s ontstaan en kun je op een kwade dag verrast worden door een actie die je niet aan had zien komen en waarop je tot je spijt onvoldoende bent voorbereid. Maar denk ook aan je bestaande en potentiële klanten: zijn hun verwachtingen en behoeften in de loop der tijd misschien veranderd?

Ga daarom van tijd tot tijd met elkaar aan tafel te zitten en durf elkaar kritisch en open vragen te stellen over hoe de samenwerking op dat moment wordt ervaren.

Verschuil je daarbij niet achter ‘geen tijd hebben’. Om een voorbeeld te noemen: toen de huidige crisis nog niet was begonnen en de economie prima draaide, merkte ik dat verscheidene ondernemers het bij voorbeeld niet meer zo nodig vonden om naar netwerkbijeenkomsten te gaan. Ze hadden het te druk en het werk kwam toch wel binnen. Maar wat als het minder gaat? Dan kan datzelfde netwerk dat eerst niet zo veel aandacht kreeg wel eens broodnodig worden. Ook wat dit aangaat geldt: repareer je dak als het mooi weer is, dan zit je droog als het regent! Uiteraard zijn bijeenkomst nu even niet mogelijk maar er blijven genoeg online en offline mogelijkheden over.

Valkuil 4: Alleen maar oog hebben voor je business

Dat zal op zich wel gek klinken. Bij het op- en uitbouwen van je bedrijf ben je als het goed is in de eerste plaats bezig met het goed helpen van je klanten en het vinden van nieuwe klanten. Het zorgen voor ruim voldoende omzet, cash flow en winst staan voor een ondernemer met hart voor de zaak voorop.  Maar als het een keer even tegenzit dan kan de stress toeslaan en tot vreemde acties leiden.

Juist dan ontstaat spijt dat je niet op tijd goede voorzorgsmaatregelen hebt genomen en gezorgd hebt voor juridische hulpdiensten om voor je te laten werken en zorgeloos op terug te kunnen vallen.  Zodat je incasso goed loopt en geen enorme debiteurenpost ontstaat. Zodat er voor je in de gaten wordt gehouden welke wettelijke regels en wetswijzigingen voor jouw bedrijf van belang zodat je zo nodig meteen aan de slag kunt. Dat je iemand hebt die weet hoe om te gaan met problemen met personeel. Zodat je weet waar je precies op moet letten en hoe moet reageren wanneer een  klant je aansprakelijk houdt voor een ondeugdelijke levering  Die je eigen contracten en interne regels van tijd tot tijd tegen het licht houdt. Die toezicht houdt op naleving van privacy-regels. Regel meteen vanaf de start voor interne (nood)procedures en interne of externe vraagbaken zoals een huis-accountant, bederijfskundig adviseur of (jawel) een huisjurist.



Valkuil 5:  Te veel de emotie laten meespelen

Ondernemer zijn is vaak een spannend avontuur. Elke ondernemer kent successen, maar helaas ook tegenslagen. Als je net begint kun je het je misschien niet altijd veroorloven om kieskeurig te zijn, maar het liefst kies je je klanten, je personeel en je zakenpartners met zorg. Het zal echter niet de eerste keer zijn dat de mensen op wie je het meest vertrouwt  verwachtingen niet waarmaken of je zelfs domweg keihard bedriegen.

 Juist in die situaties is het van belang rustig te blijven, of je in ieder geval niet door je woede en teleurstelling te laten meeslepen. Door puur uit emotie te handelen en dingen in drift te zeggen of te doen leiden maar al te vaak ertoe dat de zaak nog meer uit de hand loopt.  In het ergste geval komt het tot een procedure bij de rechter wat alleen maar heel veel frustratie, tijd en (dus) geld kost en de verhoudingen, voor zover die nog te herstellen waren vaak voorgoed verpesten.


Heb je dus geen controle (meer) over je emoties en gaan die de boventoon voeren in je communicatie dan dreig je te blijven hangen in het conflict en kun je niet verder met die dingen die je wel energie en geld opleveren. Merk je dat je jezelf dat ergernis en frustratie een (te) belangrijke rol gaan spelen op de werkvloer of bij een klant of andere relatie? Ook wanneer er nog geen echt geschil is? Doe jezelf dan een plezier en las even een pauze in met die ander. En als dat niet kan, win dan meteen advies in bij iemand die ervoor is opgeleid om dagelijks met dit soort dingen om te gaan.

Valkuil 6: Dingen vooral allemaal zelf willen regelen

Eigenlijk komen alle vorige valkuilen terug in deze laatste: veel ondernemers willen niet alleen hun eigen business doen, maar menen ook daarbij boekhouder, fiscalist, HR-manager of jurist te kunnen zijn. Als die kennis er door middel van opleidingen er al is of al die personen in de organisatie aanwezig zijn, prima, dan kan men inderdaad veel binnenboord houden.  Maar zo niet dan begeef je je toch op glad ijs.

Zeg nu zelf: als u weinig met techniek op heeft, gaat u toch niet aan uw eigen auto sleutelen? Of als u geen klap verstand heeft van tuinieren vraagt u toch een hovenier om advies? Toch gebeurt het maar al te vaak dat ondernemers zelf gaan knippen en plakken met hun algemene voorwaarden, zelf (arbeids)contracten opstellen  en zelf een privacy statement in elkaar zetten. Het ziet er allemaal goed uit en lange tijd is er niets mis mee. Tot de problemen komen en het zelf opgemaakte stuk toch niet zo perfect was als gedacht en voor flinke problemen zorgt. En het goedkoop van zelf aan de slag gaan toch verandert in duurkoop.

Op zo’n moment waarbij het even allemaal tegenzit, zit je niet te wachten op extra kosten voor procedures en juristen.  Die extra kosten had je kunnen voorkomen als je op tijd vakkundige begeleiding en ondersteuning had ingeroepen.  Een jurist die de taal van jou als ondernemer spreekt, met wie je even kunt sparren en die regelmatig even aan de bel trekt, je op het spoor houdt en je ontzorgt maakt dat je je bedrijf ongestoord en met meer zekerheid kunt runnen en dat je snelle volgende stappen in je ondernemerschap kunt zetten.

Geen zin om in een valkuil te belanden? Wijma Juridisch Advies helpt graag om ze te omzeilen!

 

3 maart 2021